Ne perdez pas votre client à cause d’un e-mail…

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Élément essentiel dans les relations professionnelles, ou dans la relation client, l’e-mail est l’outil le plus utilisé en entreprise. Mais l’avantage de l’instantanéité peut vite devenir un problème, surtout lorsqu’il est question d’erreur de rédaction : faute d’orthographe, mauvaise mise en forme,

L’occasion de perdre un client ou de devenir la risée de l’entreprise est vite arrivée. C’est pourquoi nous avons élaboré pour vous cette petite liste de pièges à éviter lors de la rédaction de vos e-mails professionnels, afin de vous assurer de la bonne qualité de votre message.

Prenez également en compte que la plupart des logiciels anti-spam se basent sur bon nombre de ces indices afin de filtrer les emails frauduleux. Alors si vous ne souhaitez pas que vos devis ou factures soient filtrés, à vous de jouer !

1.  Une adresse e-mail non rassurante

Avec la quantité d’e-mails que reçoit chaque jour votre interlocuteur, il est essentiel que votre adresse indique votre identité et l’entreprise au sein de laquelle vous travaillez. Votre interlocuteur sera ainsi assuré que votre message est bien un courrier à son intention et non un e-mail frauduleux.

2.  Un objet d’e-mail non représentatif du sujet de votre message.

Explicitez le sujet de votre message avec un titre court et précis. Un e-mail = un sujet ! De fait, ne multipliez pas ensuite les sujets abordés dans le corps du mail. Votre e-mail ne doit pas dépasser les 5 paragraphes, et chaque paragraphe ne doit pas comprendre plus de 5 phrases.

3.  Un e-mail non personnalisé.

Rien de pire pour un client que de recevoir un e-mail en ayant la sensation que c’est un message automatique. Adaptez votre style et votre ton selon votre interlocuteur et sa problématique. Utilisez une formule d’appel appropriée pour débuter votre message, et évitez les registres familiers ou populaires.

4.  L’abus du jargon technique.

Même si vous êtes un spécialiste dans votre domaine, votre client l’est peut-être moins. Le but de votre e-mail est d’apporter une information à votre interlocuteur, et qu’il la comprenne. Donc adoptez un vocabulaire simple et accessible. Votre interlocuteur vous en remerciera !

5.  Ne pas soigner la forme

Évitez d’écrire un roman qui donnera peu envie de lire votre e-mail. Optez pour des phrases courtes, voire des listes à puces. Les phrases trop compliquées à base de « en l’occurrence », ne vous donnent pas forcément l’air plus intelligent mais vous rendent pénible et présomptueux.

6.  L’excès du passif

Afin d’améliorer la compréhension du message, surexploitez la voie active qui dynamise et clarifie votre discours. Utilisez le présent et le futur plutôt que le conditionnel et le passé.

7.  La fameuse faute d’orthographe

90% des e-mails envoyés par des sociétés aux clients partent avec une faute ! Un « entrepreneur du web », Charles Duncombe, affirme même que « l’analyse des chiffres d’un site internet montre qu’une seule faute d’orthographe peut diviser par deux les ventes en ligne ». Prenez donc le temps de vous relire afin de corriger les fautes d’étourderie ou encore celles de frappes. Pour les plus pressés, il existe des correcteurs très complets qui corrigent également la grammaire et éliminent plus de 90% des erreurs. Un atout au quotidien pour les salariés d’entreprises.

8.  Multiplier les termes ambigus

Avec des messages toujours plus courts et rédigés rapidement, on se soucie moins de la clarté du contenu. Cette ambiguïté peut être liée à des phénomènes divers : homonymie, polysémie, syntaxe ou encore tous ces petits pronoms qui peuvent paraître faciles à interpréter pour l’auteur, mais rendre le discours ambigu pour le lecteur. De même, au niveau du choix des termes, il est important d’opter pour un vocabulaire porteur d’un nombre réduit de sens dans le contexte.

9.  Les difficultés classiques à contourner

Le français regorge de petites subtilités qui peuvent vous mettre dans l’embarras, alors passons en revue les cas typiques qui posent question :

– « ci-joint » : Les expressions « ci-annexé, ci-joint, ci-inclus » varient en genre et en nombre si elles sont en position d’épithète ou d’attribut. Aïe ! Notre conseil : relisez la règle de l’accord, faites votre choix et n’utilisez plus qu’une seule formule pour tous vos e-mails. C’est le meilleur moyen de ne plus faire l’erreur rapidement.

– « cordialement » : si  » cordialement  » reste la formule consacrée dans un e-mail, mieux vaut, lorsque vous adressez un e-mail à un destinataire auquel vous souhaitez témoigner du respect, utiliser :  » Respectueusement », ou encore  » Salutations respectueuses « . En effet, « cordialement » signifie littéralement « avec tout mon cœur » et est généralement adressé aux personnes que l’on a déjà rencontré. Cependant, avec le temps, le mot s’est affaibli, et désormais, il s’agit plus d’une formule de respect largement usitée et relativement neutre.

Nous espérons vous avoir apporté des réponses pour la rédaction de vos futurs e-mails.

Astuce supplémentaire : sachez que le correcteur d’orthographe et de grammaire Cordial repère la plupart de ces pièges, tels que le passif, la cohérence, la lisibilité, le style, ou encore le jargon. Maintenant que vous en savez plus, n’hésitez pas à vous rendre sur Cordial en ligne pour savoir si le logiciel Cordial peut répondre à vos besoins !

Sophie Muller – Ingénieur Linguiste Synapse Développement